modello word Procedura aziendale per rischio whistleblowing

Il whistleblowing è un processo attraverso il quale individui all'interno di un'organizzazione, come dipendenti, fornitori o altri soggetti, segnalano in modo confidenziale comportamenti sospetti, illegali o non etici all'interno dell'azienda. Questo processo è essenziale per promuovere un ambiente di lavoro etico, trasparente e responsabile. 

La nuova disciplina si applica già dal 15 luglio 2023 ai soggetti del settore pubblico e del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, superiore a 249.

Le disposizioni del D.Lgs. n. 24/2023 avranno, invece, effetto a decorrere dal 17 dicem bre 2023 per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a 249 unità.

Con specifico riferimento al settore privato, il D.Lgs. n. 24/2023 si applica, in particolare, ai soggetti:
a) che abbiano impiegato, nell’ultimo anno, almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;

b) o che rientrino nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea (Ue) in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente (vedere l’allegato al D.Lgs. n. 24/2023)

c) o che rientrino nell’ambito di applicazione del D.Lgs. n. 231/2001 e abbiano adottato un modello di organizzazione e gestione ai sensi di questa normativa (modello 231).

Ecco alcune informazioni più dettagliate sul whistleblowing:

Caratteristiche Principali:
Confidenzialità:

Le segnalazioni di whistleblowing sono gestite con la massima confidenzialità per proteggere l'identità del segnalatore. Questo è essenziale per incoraggiare le segnalazioni aperte e oneste.
Protezione del Whistleblower:

Le leggi e le politiche aziendali spesso offrono protezione contro ritorsioni per i whistleblower. Ciò significa che i dipendenti che segnalano in buona fede non dovrebbero essere soggetti a discriminazione o rappresaglie.
Canali di Segnalazione:

Le organizzazioni forniscono diversi canali attraverso i quali è possibile fare segnalazioni, come linee etiche interne, risorse umane, manager diretti o, in alcuni casi, canali esterni come autorità di regolamentazione o linee etiche indipendenti.
Investigazione e Risoluzione:

Una volta ricevuta una segnalazione, l'organizzazione avvia un'indagine per valutarne la validità. Se necessario, vengono implementate azioni correttive e preventive per affrontare i problemi segnalati.
Comunicazione e Trasparenza:

Le organizzazioni dovrebbero comunicare regolarmente l'importanza del whistleblowing e garantire la trasparenza nel processo. Questo può includere la divulgazione di informazioni sugli esiti delle indagini senza compromettere la privacy o la sicurezza delle parti coinvolte.
Importanza del Whistleblowing:
Prevenzione e Deterrenza:

Il whistleblowing contribuisce a prevenire e scoraggiare comportamenti illegali o non etici, creando un ambiente in cui le persone si sentono libere di segnalare senza paura di ritorsioni.
Gestione dei Rischi:

Attraverso il whistleblowing, le organizzazioni possono identificare e affrontare prontamente potenziali rischi legali, etici o operativi, riducendo il potenziale danno alla reputazione.
Conformità Normativa:

Molte leggi e normative richiedono alle organizzazioni di implementare meccanismi di whistleblowing per garantire la conformità alle leggi e la responsabilità aziendale.
Crescita dell'Etica Aziendale:

Il whistleblowing è parte integrante di una cultura aziendale etica, promuovendo valori di responsabilità e integrità.
Leggi e Normative:
Protezioni Legal:

In molte giurisdizioni, ci sono leggi specifiche che offrono protezioni legali ai whistleblower. Ad esempio, la legge Dodd-Frank negli Stati Uniti offre protezioni specifiche per i whistleblower finanziari.
Normative Settoriali:

Alcuni settori, come quello finanziario e sanitario, possono avere normative specifiche che regolano il whistleblowing.
Considerazioni Etiche:
Segnalazioni in Buona Fede:

Il whistleblowing è efficace quando le segnalazioni sono fatte in buona fede, con informazioni accurate e verificabili.
Privacy e Riservatezza:

È essenziale bilanciare la necessità di riservatezza del whistleblower con la necessità di indagare efficacemente sulle segnalazioni.
In conclusione, il whistleblowing è uno strumento cruciale per la gestione dei rischi, la promozione dell'etica aziendale e la conformità normativa. Le organizzazioni dovrebbero sviluppare e comunicare chiaramente politiche e procedure di whistleblowing per garantire un ambiente di lavoro sano e responsabile.

Modello di Procedura Aziendale per il Reporting di Segnalazioni (Whistleblowing)

Scopo:
Questa procedura aziendale è stata implementata per promuovere un ambiente di lavoro etico e trasparente, consentendo ai dipendenti e a tutte le parti interessate di segnalare in modo confidenziale eventuali comportamenti fraudolenti, illegali o non etici.

1. Definizioni
1.1 Whistleblower:
Un whistleblower è qualsiasi dipendente, fornitore, cliente o altro soggetto esterno che segnala in modo in buona fede un comportamento sospetto o scorretto.

1.2 Segnalazione:
La segnalazione è il processo attraverso il quale i whistleblower portano a conoscenza dell'azienda eventuali comportamenti non etici o illegali.

2. Canali di Segnalazione
2.1 Canali Interni:
Le segnalazioni possono essere fatte attraverso i seguenti canali interni:

Risorse Umane
Linea Etica Interna
Manager Diretto
Responsabile Compliance
2.2 Canali Esterni:
In caso di preoccupazioni relative al canale interno, i whistleblower possono utilizzare canali esterni come autorità di regolamentazione o linee etiche indipendenti, mantenendo la confidenzialità secondo le leggi vigenti.

3. Protezione del Whistleblower
3.1 Confidenzialità:
Tutte le segnalazioni verranno trattate con la massima confidenzialità possibile, nel rispetto delle leggi vigenti.

3.2 Protezione contro Ritorsioni:
L'azienda si impegna a proteggere i whistleblower da eventuali ritorsioni. Qualsiasi forma di discriminazione o rappresaglia sarà trattata con severità.

4. Processo di Segnalazione
4.1 Raccolta delle Informazioni:
Il whistleblower è incoraggiato a fornire quante più informazioni dettagliate possibili, inclusi nomi, date, luoghi e circostanze.

4.2 Valutazione Preliminare:
Un team designato effettuerà una valutazione preliminare delle informazioni ricevute per determinare la necessità di ulteriori indagini.

4.3 Investigazione:
In caso di validità della segnalazione, sarà avviata un'indagine interna approfondita. Sarà garantito il rispetto dei diritti di tutte le parti coinvolte.

4.4 Report e Azioni Correttive:
I risultati dell'indagine saranno comunicati al whistleblower. Se necessario, verranno implementate azioni correttive e preventive.

5. Formazione e Consapevolezza
5.1 Formazione Periodica:
I dipendenti saranno formati periodicamente sulla procedura di whistleblowing per garantirne una corretta comprensione e aderenza.

5.2 Comunicazioni:
L'azienda comunicherà regolarmente l'importanza del whistleblowing e promuoverà un ambiente in cui la segnalazione è considerata positiva.

6. Revisione Periodica
Questa procedura sarà periodicamente rivista e aggiornata per garantire che sia allineata con le leggi vigenti e le migliori pratiche aziendali.

Questa procedura è efficace dal [data di implementazione] e sarà comunicata a tutti i dipendenti e alle parti interessate pertinenti.

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