Checklist gratuita in excel Health and Safety Executive 

Chi dovrebbe utilizzare questa guida?
Questa “Guida alle buone pratiche” è rivolta principalmente ai datori di lavoro e ai manager/ dirigenti che si trovano ad affrontare i cambiamenti e le sfide legate alla gestione dei lavoratori con patologie croniche e al supporto che necessitano per poter continuare a lavorare, o per ritornare al lavoro dopo un periodo di assenza. Molti dei lavoratori che sviluppano o presentano patologie croniche rappresentano una quota significativa della forza-lavoro europea che non deve essere persa/tralasciata.

Per malattia cronica s’intende qualsiasi malattia che porta a problemi di salute e disabilità che necessitano una gestione costante per un periodo di tempo negli anni” definizione dell'Organizzazione Mondiale della Sanità

Il modo più appropriato per migliorare la salute sul luogo di lavoro sembra essere quello di adottare un approccio a lungo termine volto a migliorare la tutela della salute e la gestione delle risorse umane, ad aumentare la consapevolezza sulla salute e il coinvolgimento dei dipendenti e a promuovere empowerment.
La salute dei lavoratori può essere influenzata dallo stato generale dell'economia. Nel corso di una recessione, con alti tassi di disoccupazione, le persone che normalmente si sarebbero assentate per malattia spesso continuano a lavorare per paura di perdere il posto di lavoro. Ignorando i sintomi della malattia, esse rischiano così di danneggiare la propria salute e di aumentare il rischio di malattie croniche, rendendo inevitabile la disabilità e causando, nel peggiore dei casi, malattie a lungo termine. Ove possibile, questa situazione dovrebbe essere evitata. La salute e il benessere generale possono essere preservati meglio in contesti sociali sani. Il posto di lavoro influenza direttamente la salute dei singoli individui perché è il luogo in cui essi trascorrono gran parte del loro tempo e può essere fonte di malattia. Al lavoro, essi sono esposti a numerose pressioni: dalle pretese che giungono dall’esterno rispetto al lavoro da svolgere, all’ambiente e alle condizioni di lavoro. Queste pressioni sono una fonte di stress e l'effetto dannoso sulla salute dipende in gran parte dalla capacità dei singoli individui di farvi fronte. Allo stesso tempo, condizioni di lavoro favorevoli e la capacità di affrontare le pressioni aiuta a mantenersi in salute. In questo modo, lo stress può essere ridotto e rafforzate le risorse dell’individuo.
Introdurre i seguenti criteri o standard di qualità per la salute sul luogo di lavoro per ottenere cambiamenti positivi a lungo termine:
» I principali portatori d’interesse coinvolti nel processo dovrebbero assumersi delle responsabilità.
» Le Risorse Umane dovrebbero fornire un sostegno efficace per le iniziative di salute sul luogo di lavoro.
» Le richieste di completare la documentazione sanitaria devono essere soddisfatte e i lavoratori devono avere accesso a servizi specialistici.
» I rischi per la salute e la sicurezza devono essere valutati e controllati.
» Ci dovrebbe essere un approccio sistematico volto a coordinare gli interventi per permettere ai lavoratori con malattie croniche di continuare a lavorare o facilitare il loro rientro al lavoro.
La gestione della salute sul luogo di lavoro dovrebbe seguire questi requisiti basilari:
» I datori di lavoro hanno un obbligo legale e una responsabilità sociale di impresa.
» Il supporto dovrebbe essere incentrato sugli individui con malattie croniche - dove c'è un rischio che il lavoro esistente non potrà più essere eseguito - che potrebbero essere sostenuti in una fase iniziale , attraverso un’ azione preventiva.
» La partecipazione dei lavoratori è del tutto volontaria e l'eventuale rifiuto non dovrebbe comportare una discriminazione sul lavoro.

Gestire con successo lavoratori con malattie croniche dipende da una buona prassi. Per aiutarvi, la sezione seguente presenta le fasi che si potrebbero seguire.
La responsabilità per la gestione dei dipendenti varia a seconda delle dimensioni e del tipo di azienda. Tuttavia, come affermato in precedenza, le malattie croniche durano a lungo e sono progressive. L’accurata segnalazione delle assenze è quindi fondamentale per una buona gestione e si affronta meglio con l'installazione di un sistema di monitoraggio e di rendicontazione che rende anche più semplice la condivisione delle informazioni per scopi di assicurazione sanitaria.
Fase 1: Identificare chi ha bisogno di aiuto
L'obiettivo fondamentale è quello di aiutare i lavoratori nel più breve tempo possibile. L’Ufficio Risorse Umane dovrebbe essere in grado di fornire un supporto segnalando quando un individuo ha effettuato numerose assenze per motivi di salute. Esso può, inoltre, mandare i lavoratori a farsi visitare dal medico aziendale o da un altro medico, che preparerà una dichiarazione circa l'entità di eventuali disabilità. Per offrire realmente un aiuto, l’Ufficio Risorse Umane dovrebbe passare queste informazioni (soggette alle leggi sulla protezione dei dati personali) a chi sarà incaricato di mantenere contatti regolari con il lavoratore.

Fase 2: Rimanere in contatto
Quando si apprende che un individuo è impossibilitato a lavorare a causa di una malattia cronica o disabilità, è necessario mettersi in contatto con lui il più presto possibile. Fin dall'inizio è importante incoraggiare la persona a fidarsi del referente aziendale (o di chiunque rappresenti il datore di lavoro), quando entrano in contatto per la prima volta, per iscritto, per telefono o di persona.
L'obiettivo è quello di :
» fornire al lavoratore le informazioni di base relative al processo di gestione dell‘assenza
» avere una discussione aperta con il lavoratore sul programma di reinserimento
» ricordare al lavoratore che può usufruire di un supporto da parte dell’azienda, come la possibilità di farsi visitare da specialisti della medicina del lavoro
» rassicurare il lavoratore che i dati personali saranno comunicati solo a coloro che hanno bisogno di conoscerli per gestire la pratica , e che la partecipazione è completamente volontaria .
Parlare apertamente e con empatia, in questa fase, incoraggerà la persona a sentirsi in grado di tornare al lavoro e vi aiuterà a comprendere meglio i problemi. Rimanere in contatto con il lavoratore vi permetterà di proporgli un primo incontro per discutere della situazione e cercare una soluzione.

Fase 3: incontro iniziale
Se il lavoratore è ben predisposto ed è in grado di muoversi, proponetegli un incontro. Questa consultazione iniziale dovrebbe avvenire in forma privata, lontano dal posto lavoro, e dovrebbe essere condotta dal datore di lavoro o da un suo rappresentante. Per riuscire ad avere una discussione utile, si consiglia di mantenere l'attenzione su ciò che ognuno spera di ottenere dall’incontro.
Per esempio:
» Generare, incoraggiare e rafforzare la fiducia reciproca.
» Spiegare il significato e lo scopo della conversazione.
» Condividere informazioni sulla politica e sulle prassi aziendali per la gestione delle malattie croniche sul luogo di lavoro, oltre ad illustrare eventuali passi successivi .
» Stabilire che cosa il lavoratore spera di raggiungere e ottenere un’indicazione rispetto alla sua volontà di tornare al lavoro .
» Cercare di ottenere un consenso scritto per l’utilizzo di informazioni personali da utilizzare nel rispetto delle politiche di protezione dei dati personali.
» Scoprire se c'è qualche possibilità che il lavoro sia la causa del problema di salute del lavoratore.
É importante scoprire che mansione é in grado di svolgere, la durata prevista della malattia, cosa si può fare per aiutarlo a continuare a lavorare. Se necessario, il medico competente o l’ufficio Risorse Umane può contattare il lavoratore per ottenere maggiori informazioni . Questa richiesta di follow- up può avvenire solo se si è ottenuto il consenso nella Fase 2.

Ricordare sempre al lavoratore gli obiettivi che si stanno provando a raggiungere. L‘incontro può essere un modo efficace per elaborare un piano. Si dovrebbe ottenere il consenso scritto per qualsiasi suggerimento o prossimo passo da compiere. Documentare ogni contatto.
Durante questo primo incontro, le persone coinvolte dovrebbero ricordarsi che è il lavoratore che detta la tempistica per il processo di rientro al lavoro. Poiché malattia cronica potrebbe non essere nota agli altri, la persona deve essere trattata con sensibilità e rispetto in ogni momento.
Fase 4: revisione del caso
Nella maggior parte dei casi, le informazioni raccolte nel corso della riunione iniziale (Fase 3) non saranno sufficienti per effettuare una valutazione completa. Quindi si dovrebbe procedere con una revisione del caso o con un’integrazione della conversazione, con il consenso scritto della persona, che potrebbe comportare un’indagine medica. Questo processo dovrebbe essere utilizzato per identificare tutti i dati più rilevanti e per ottenere un parere medico. Ancora una volta si ricorda che eseguito tutto questo si può eseguire solo con l'approvazione della persona interessata. Potrebbe essere necessario chiedere un parere a più specialisti del settore, come gli enti previdenziali e le assicurazioni, le agenzie per il lavoro, il medico di famiglia o il medico dell’azienda del lavoratore. L'obiettivo è di raccogliere informazioni sufficienti per comprendere i problemi del lavoratore ed elaborare un piano globale per assisterlo durante il rientro al lavoro, con il necessario sostegno dentro e fuori il luogo di lavoro. Il piano dovrebbe essere approvato da tutte le parti.

Fase 5 : Elaborare un programma di 'rientro al lavoro'
A seguito della revisione del caso, dovreste concordare con il lavoratore un piano d'azione vincolante che lo aiuterà a tornare al lavoro. Dovrebbe essere una conversazione privata, un faccia a faccia tra tutte le parti interessate sul processo di reinserimento, tenendo conto di tutti i requisiti che devono essere presi in considerazione. In particolare, si dovrebbe stabilire quali misure devono essere adottate e quando, come, dove, per quanto tempo e in che misura il lavoratore vuole essere coinvolto in ogni punto. Includete nel piano anche le modalità per prevenire, riabilitare e integrare i problemi di salute a lungo termine dell'individuo.
Possibili misure di riabilitazione potrebbero essere: permettere un ritorno graduale al lavoro, il monitoraggio dello stress, fornire l’opportunità di usufruire della terapia occupazionale, di un supporto medico e professionale attraverso accessi ambulatoriali, assistenza diurna o servizi ospedalieri.
Prevenire la disabilità ricorrente è un altro ambito di cui occorre occuparsi e potrebbe includere una consulenza sanitaria personalizzata legata all'attività lavorativa, per i lavoratori anziani e malati cronici. Fornire una consulenza sanitaria aziendale, checkup medici e programmi di prevenzione e di intervento sono tutte misure che potrebbero facilmente essere messe in atto.
Tra le misure di integrazione (modifiche che possono essere fatte sul posto di lavoro ), si consiglia di prendere in considerazione programmi di riqualificazione o abilitazione professionale. Questo potrebbe significare cambiare le modalità con cui l'individuo lavora, consentendogli ad esempio, di usufruire del telelavoro invece di spostarsi sul posto di lavoro. Miglioramenti generali, che non sono in risposta a casi specifici, potrebbero comprendere: adattare il luogo di lavoro rendendolo accessibile a chi ha disabilità, realizzare regolazioni ergonomiche e modificare l'ambiente di lavoro .

Se da una parte il lavoro pratico può essere adattato in base agli individui, dall’altra è possibile formare i colleghi per far fronte alle emergenze e fornire un supporto. Tuttavia, prima di coinvolgere i colleghi è importante ottenere il permesso dalla persona con i problemi di salute a lungo termine, o meglio ancora, incoraggiarla a condividere le informazioni sulla sua malattia cronica ( sempre che sia disponibili a farlo).
Si può fornire riabilitazione anche individuando le esigenze lavorative della persona, al fine di sviluppare un profilo di competenze e di prestazioni, rimodellando il luogo di lavoro in base alle esigenze attuali, per esempio introducendo miglioramenti tecnici, e spostando il lavoratore in un'altra mansione, in modo che il carico di lavoro sia ridotto e/o l'orario di lavoro modificato.
Una volta concordato un piano d'azione concreto, la fase conoscitiva volge al termine e ci si può concentrare sull'attuazione del piano nella pratica. L'obiettivo principale è quello di superare gli ostacoli per permettere alla persona di tornare al lavoro e di prevenire il ripetersi della malattia.
Successivamente, ci si può focalizzare su ciò che accade quando la persona torna al lavoro (nella sua mansione originale o in un’altra), che è stato modificato secondo le sue esigenze e secondo il profilo delle competenze e delle prestazioni.
Tutte le persone coinvolte nell'attuazione delle misure concordate hanno la responsabilità di agire in modo equo e trasparente. Tuttavia, potrebbe essere necessario monitorare i progressi e verificare che gli accordi siano adeguati.

6: Monitorare il piano
Il percorso per supportare l'individuo nel suo rientro al lavoro non si esaurisce con l'attuazione di un piano di reinserimento. Revisionare l'efficacia è l'ultimo passo in questo processo a sei fasi. Per poter essere in grado di offrire ciò che realmente si prevede e per fornire informazioni affidabili che possano essere utilizzate per migliorare il processo di altri lavoratori, è necessario monitorare la salute del lavoratore verificando se si sono riscontrati dei miglioramenti in seguito agli interventi effettuati. Attraverso incontri o interviste periodiche si possono raccogliere dei riscontri preziosi in relazione al progresso e alle eventuali difficoltà.
Bisognerebbe effettuare una revisione finale sul caso. In questo modo si potrà ottenere una panoramica dei requisiti, delle capacità e del profilo delle prestazioni di ciascun lavoratore prima e durante la malattia, oltre che dei progressi futuri previsti. Inoltre, così facendo si darebbe a tutte le parti l'opportunità di condividere le lezioni apprese e di individuare le criticità. Per la massima efficienza, è importante archiviare la documentazione di tutto il processo a livello strettamente riservato. Per la raccolta dei dati si consiglia di utilizzare un sistema cartaceo, più idoneo per qualsiasi ulteriore trasferimento di informazioni. L'uso di un sistema elettronico di elaborazione dei dati, tuttavia, non è escluso a condizione che siano in atto misure per evitare che si acceda in modo inappropriato alle informazioni, o che esse vengano impropriamente modificate, trasferite o cancellate. La natura riservata dei dati deve essere presa in considerazione quando si archivia il file relativo al reinserimento sul luogo di lavoro, che deve essere tenuto rigorosamente separato dal fascicolo personale . Solo le persone autorizzate dal lavoratore dovrebbero avere accesso al file stesso.
La riservatezza non è l'unico requisito che pone particolari esigenze. É evidente che occuparsi in modo efficace dei lavoratori con malattie croniche è un processo relativamente complesso che coinvolge numerose parti. Pertanto, le aziende - almeno quelle più grandi - sono invitate a firmare un accordo sulla gestione della salute sul luogo di lavoro come mezzo per garantire l’implementazione, la qualità, la privacy e la fiducia dei dipendenti. Tale accordo dovrebbe coprire le principali problematiche, compresi il funzionamento dei procedimenti, le responsabilità individuali per la gestione di malattie croniche e la partecipazione volontaria alle iniziative di lavoro, la protezione dei dati e della documentazione. L'accordo dovrebbe prevedere anche una definizione del test delle prestazioni lavorative.

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